Top 10 tips om de juiste Field Service Software te kiezen!

Geschreven door Gerrit Valkenburg op 21-07-2014.

Top 10 tips om de juiste Field Service Software te kiezen!

Het gebruik van een mobiele field service software zit in de lift!

Het is meer en meer noodzakelijk voor bedrijven in de installatie en onderhoudsbranche en een hot topic in vele seminars en workshops. Dit komt deels door de algemene aanvaarding en gebruik van mobile apparaten en software. Maar het komt vooral door de noodzaak van het houden van de field service processen lean, het aanbieden van een betere service aan de klanten, hen proactief informeren zorgt voor meer inzicht.

Het komt ook door het feit dat het aantrekken en behouden van bekwame mensen makkelijker door middel van een modern instrument.

Het kopen van een field service software helpt u om deze doelen te bereiken!

Wat ook de reden is dat u de field service software herziet en aankoopt, u moet een nieuwe manier van werken en een verandering in uw bedrijfsprocessen accepteren. Om de buitendienst app te voldoen aan uw behoeften en aan de verwachtingen van uw mobiele team, zijn er verschillende criteria waar uw rekening mee moet houden! Na jarenlange expertise in de mobiliteitsbranche en het dagelijks onderhouden van contact met veel bedrijven uit verschillende branches, begrijpen wij het belang van een betrouwbare service software.

Het besluit zal een investering van tijd en geld van uw kant betekenen, maar dan zal de oplossing zorgen voor uw gehele mobiele dienstenactiviteit.

 

Hier zijn de 10 tips om de beste field service software te kiezen:

Tip 1: weet wat uw wensen zijn

Laat de mobiele markt precies weten wat u nodig heeft en wat uw verwachtingen zijn. Op welk gebied wilt u meer verbetering? Stel uzelf de vraag: waar zit een probleem (knelpunt) in mijn bedrijf wat ik wil oplossen.

Voorbeelden van zakelijke problemen die we dagelijks horen:

  1. Facturen worden 1 maand na de interventie naar de klanten verzonden, mits er geen onverwachte gebeurtenissen plaats vinden.
  2.  De planning is nu volledig inefficiënt. We voeren het uit in excel en het is niet mogelijk om te zorgen voor een duidelijk overzicht van elke taak en van elke persoon.
  3. Onze technici kunnen de werkopdrachten niet juist uitvoeren door gebrek aan werkinstructies, geen inzicht in de historie, en geen informatie van de apparatuur.
  4. De goedkeuring van de klant en de follow up van de dagelijkse activiteiten van de technicus is moeilijk met name wanneer meerdere technici moeten werken aan meerdere taken op dezelfde locatie op hetzelfde moment.
  5. De communicatie met onze klanten is niet efficiënt. Ze weten niet wanneer we komen, wat ze ontvangen, en waar ze het dienstverslag kunnen vinden, wat volgt is een discussie over de rekening.
  6. We verliezen veel tijd door het slechte onderdeel beheer. (technicus heeft het juiste onderdeel nog op de site, heeft het nog op voorraad, moet telefoneren naar het kantoor welk deel hij nodig heeft. Daar gaat veel tijd door verloren)
  7. We zijn niet in staat om snel te reageren, want we weten niet de exacte locatie van onze technici.
  8. Hoe moeten we onderaannemers integreren in het proces?
  9. We werken veel met interim mensen, hoe integreren zij zo snel mogelijk in onze processen?

 

Tip 2: betrek uw vakmensen bij uw keuze

Vergeet niet om uw technici te vragen welke moeilijkheden zij ervaren. Hebben ze dezelfde zakelijke problemen als het management en de dispatchers (?) Laat hen de voordelen van de field service software zien en luister naar hun opmerkingen en aanvullingen. Ze zullen er waarschijnlijk open staan en enthousiast worden. Niet alleen krijgt u goede feedback voor een goede software keuze te maken, ze zullen ook achter de verandering staan. Uw vakmensen zullen de software dagelijks gebruiken!

 

Tip 3: verdeel het in 3 stappen

  • Beschrijf uw bedrijfsprocessen
  • Maak een overzicht van uw behoeften en van de processen die u wilt verbeteren
  • Bepaal hoe u de mobiele field software invloed moet hebben op deze processen ter verbetering.

 

Tip 4: Houd 1 ding in gedachten: klantentevredenheid en het verhogen van uw inkomsten

Als je erkent en klaar bent om de mogelijkheden van de field service software te onderzoeken, hou dan in gedachten het voornaamste einddoel: het behouden van uw klanten(tevredenheid), terwijl u meer inkomsten genereert. Om dit te bereiken moet u software echt betrouwbaar zijn, wat inhoud:

  • Wanneer uw technici de online verbinding verliest, ook al is dat maar eenmalig en heel even, de gekozen software moet in staat zijn om dit offline over te nemen en uw gegevens te betrouwbaar te bewaren.
  • De gegevens mogen nooit verloren of zoek raken in het proces. Waar word een taak opgeslagen die in de wacht moet vanwege een ontbrekend deel? Hoe kan je deze taak volgen?
  • User Interfaces moeten begrijpelijk en logisch zijn zodat iedere technicus de applicatie begrijpt en zich kan richten op de taak die gedaan moet worden.
  • De software moet schaalbaar zijn, snel werkend, zelfs als er meerdere gebruikers of er meer belasting is op de servers. Klanten moeten snel en correct worden geïnformeerd.
     

 

Tip 5: maak vragen over de nieuwste mobile service technologie

Bent u er van overtuigd dat u beschikt over de nieuwste technologie? Vraag uw IT afdeling om de technologie van de software te analyseren. Zelfs als een offline oplossing een wordt geïnstalleerd voor een mobiel apparaat voor een mobiele cliënt, er is altijd een service portal nodig om de klanten, apparatuur en werkorders te beheren. Het gaat niet alleen om de technici, maar meestal ook voor de backoffice gebruikers zoals de klantenservice, service managers, verzenders en soms HR mensen.

U heeft twee technologische keuzes:

a. Installeer de oplossing op een server in uw kantoor, of 

b. Gebruik een Cloud-oplossing in de Cloud, overal en altijd toegankelijk. De voordelen van de on-site versus Cloud zijn nogal verschillend. Met Cloud oplossingen bent u verzekerd van de meest recente versie en de nieuwste functies. Met een on-site installatie kun je veel geavanceerde ontwikkelingen op maat uitvoeren (hoewel goede Cloud oplossingen u tal van mogelijkheden aan configuratie en zakenstromen kan bieden zonder enige noodzaak van ontwikkeling op maat) Maar het aanpassen van uw oplossingen met extra ontwikkelingen is veel duurder, niet alleen bij het installeren, maar ook bij het onderhoud in de komende jaren. Vraag ook naar de release notes van de laatste 12 maanden. Het is een goede indicatie om te zien of de software regelmatig updates heeft (nodig heeft) Uw bedrijf zal ook daarvan profiteren.

 

Tip 6: Controleer welke hardware de software ondersteund

De keuze van de hardware draagt voor 50% bij aan de succesvolle implementatie van een mobiele field service oplossing. Verbreed uw horizon en laat uw installateur werken met verschillende soorten apparatuur (laptop, tablet of smartphones). De grote van het scherm is belangrijk. Investeer in een software die werkt op verschillende apparatuur in plaats van een software die alleen werkt op bijvoorbeeld een smartphone. Beslis over welk besturingssysteem u wilt werken (android, windows of iOS). Maar wees eerlijk, blijkt de keuze van het besturingssysteem van invloed op uw productiviteit? Zeker niet! Dus, tenzij uw absoluut voorkeur heeft voor Operating Systems, sta open. Een advies: kies eerst de juiste field software en neem daarna het besturingssysteem wat dat ondersteunt.

Er is een uitzondering en wel als uw bedrijf een ‘Bring your own device (BYOD) beleid heeft, het belang van de software is cross-platform belangrijk natuurlijk. Koop de te gebruiken hardware niet aan het begin. Soms hebben nieuwe inzichten invloed op de keuze van het mobiele apparaat.

 

Tip 7: Zorg ervoor dat de software kan evolueren

Zorg ervoor dat de field service software eenvoudig uw toekomstige behoefte ondersteund! Nogmaals, met de geïnstalleerde software op uw kantoor, zal het in staat zijn om u te volgen, maar tegen een hoge prijs (er volgen ontwikkelingen op maat voor uw behoeften). Met een Cloud software betekent het oplossingen voor verschillende processtromen. Vraag er naar tijdens de demo.

 

Tip 8: begin altijd met de analyse

Dus, als je eenmaal een field service software hebt gekozen, altijd beginnen met de analyse voor het hele proces. Hiermee kunt u volledige antwoorden op al uw vragen krijgen, om er zo zeker van te zijn dat de software alle aspecten omvat van uw bedrijfsprocessen. Het is een kleine moeite (investering), maar wel 1 die enorm ten goede komt aan het hele buitendienst project. Tijdens deze fase moet u er voor zorgen dat al uw bedrijfsprocessen worden verduidelijkt en ondersteund door uw software. Met stroomschema’s bent u zeker van elke stap in het proces.

Voorbeeld: Hoe wordt de werkorder geïnitieerd, wie maakt de werkorder, wanneer wordt het weergegeven in de planning, wat gebeurt er als een deel ontbreekt, wat gebeurt er bij een nieuwe taak van een nieuwe klant, hoe werk je in het weekend, enzovoort.

 

Tip 9: bepaal uw sleutel testgebruikers

Wanneer je eindelijk de kick-off van het mobiele project hebt bereikt, sla dan nooit de proeffase over. Welke gebruikers kiezen? Neem uw beste gebruiker en uw slechtste gebruiker en zeker ook degene die het minst open staat voor veranderingen en het meest kritisch is. Vraag hen tijdens de analyse naar hun feedback.

 

Tip 10: Gebruik een training

Geef een goede training voor uw team. Zodra de mobiele monteurs op weg zijn hebben ze niemand die ze kunnen vragen om hulp. Een logische en goede oplossing helpt, maar het geven van een goede opleiding betaald zichzelf gemakkelijk terug.

 

 

Verwacht meer van uw field service software!

Vele onderzoeken hebben bewezen dat field service bedrijven die mobiele oplossingen gebruiken meer zijn dan bedrijven die dat niet doen. Field service bedrijven weten nu van de voordelen van mobiele software in het vak: Gestroomlijnde planning van uw technici, tevreden klanten en meer inkomsten.

Dus vandaag nog investeren in de meest innovatieve field service software en uit-stand uw concurrenten. Lees meer over Odyssee Service: www.odysseeservice.com